Bij de totstandkoming van een overeenkomst wordt vaak gebruik gemaakt van algemene voorwaarden: een set voorwaarden die bedoeld is om standaard in meerdere overeenkomsten te worden gebruikt. Als deze voorwaarden op de juiste manier op de overeenkomst van toepassing zijn verklaard en aan de wederpartij ter hand zijn gesteld – en door de wederpartij zijn aanvaard – maken deze voorwaarden onderdeel uit van de overeenkomst.
Partijen zijn zich niet altijd bewust van de verstrekkende gevolgen van de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Zij zijn bij het aangaan van een overeenkomst met name gefocust op de concrete afspraken die worden gemaakt over de essentie van de overeenkomst. Zo wordt bijvoorbeeld lang onderhandeld over prijsvorming, levertijden en productspecificaties. De algemene voorwaarden worden daarna als slotakkoord nog even toegevoegd aan de overeenkomst, waarna partijen overeenstemming bereiken. Ten onrechte wordt toepassing van de algemene voorwaarden vaak weggewuifd als ‘de kleine lettertjes waar nog even voor moet worden getekend omdat dat er nu eenmaal bij hoort bij het doen van zaken’. In werkelijkheid zijn partijen in zakelijke relaties in zeer grote mate vrij afspraken te maken waarbij wordt afgeweken van wettelijke uitgangspunten. Met die kleine lettertjes worden vaak bijzonder verstrekkende en zeer ingrijpende afspraken toegevoegd aan de reeds uitdrukkelijk gemaakte afspraken in de overeenkomst. Uitgangspunt daarbij is dat die afspraken (nagenoeg) uitsluitend strekken tot voordeel van de gebruiker van de algemene voorwaarden.
Gebruiker en wederpartij
In de algemene voorwaarden wordt degene die de voorwaarden heeft opgesteld, veelal aangeduid als “gebruiker” en degene met wie hij een overeenkomst sluit als “wederpartij”. Bij algemene verkoopvoorwaarden is de gebruiker de ondernemer die een product of dienst levert en de algemene voorwaarden heeft opgesteld. De wederpartij is dan de afnemer van die de dienst of het product. Bij algemene inkoopvoorwaarden is het net andersom: de inkoper van de dienst of het product is de gebruiker en de verkoper van de dienst of het product is de wederpartij.
Toepasselijkheid
Het is eenvoudig om algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Dit doe je bijvoorbeeld door in de hoofdovereenkomst te vermelden dat ze van toepassing zijn. De voorwaarden zijn dan zelfs van toepassing als de wederpartij ze niet gelezen heeft of ze mogelijk niet heeft begrepen. Maar de gebruiker van algemene voorwaarden heeft wel een informatieplicht: hij moet de wederpartij in voldoende mate van de algemene voorwaarden op de hoogte stellen. Als hij dat niet doet, kan de wederpartij de voorwaarden vernietigen.
Terhandstelling algemene voorwaarden
De informatieplicht van de gebruiker bestaat uit de terhandstelling van de algemene voorwaarden aan de wederpartij. De terhandstelling moet vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst plaatsvinden en kan gebeuren door het toesturen van de algemene voorwaarden per post of door ze fysiek te overhandigen. Terhandstelling kan ook plaatsvinden door de algemene voorwaarden via elektronische weg ter beschikking te stellen. Dat moet dan wel zodanig gebeuren dat deze door de wederpartij kunnen worden opgeslagen en voor haar toegankelijk zijn zodat ze later nogmaals kunnen worden geraadpleegd (vaak is dit dan een pdf. bestand).
Als het redelijkerwijs niet lukt om de algemene voorwaarden toe te sturen, bijvoorbeeld omdat het een te groot bestand is om mee te sturen, dan kan worden volstaan met de mededeling (voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst) dat de voorwaarden bij de gebruiker ter inzage liggen of bij de Kamer van Koophandel.
Opvolgende overeenkomsten
In de jurisprudentie is bepaald dat de terhandstelling in principe maar één keer nodig is. Als de algemene voorwaarden bij het aangaan van een overeenkomst op de juiste manier ter hand zijn gesteld, dan kan dat bij vervolgovereenkomsten achterwege blijven.
Conflicterende algemene voorwaarden
Van conflicterende algemene voorwaarden (een battle of forms) is sprake als beide partijen bij het sluiten van een overeenkomst naar hun eigen algemene voorwaarden verwijzen. Denk aan de verkoper die zijn algemene verkoopvoorwaarden van toepassing verklaart, terwijl de inkoper zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart. In het geval van battle of forms rijst de vraag welke algemene voorwaarden nu op de overeenkomst van toepassing zijn.
Het antwoord op deze vraag is dat de algemene voorwaarden waar in schriftelijke communicatie als eerste naar wordt verwezen, van toepassing zijn. Dat geldt echter niet als de partij die als tweede naar haar algemene voorwaarden heeft verwezen, de algemene voorwaarden van de eerste uitdrukkelijk van de hand heeft gewezen.
De grijze lijst en zwarte lijst
De inhoud van de algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. De gebruiker kan dus niet zomaar ieder risico uitsluiten of bepaalde wettelijke rechten van de wederpartij ‘wegcontracteren’. De wet bepaalt dat bij een overeenkomst tussen een bedrijf en een consument van bepaalde bedingen al bij voorbaat geldt dat ze onredelijk bezwarend zijn, of dat in elk geval wordt vermoed dat ze onredelijk bezwarend zijn. We noemen dit de grijze lijst en de zwarte lijst. Als het tot een procedure komt, dan heeft de gebruiker van de algemene voorwaarden de mogelijkheid om te proberen dit vermoeden te weerleggen.
